• PROCES PLANOWANIA ZAKUPÓW

Zakupy, jak każda większa inicjatywa podejmowana w sektorze publicznym, potrzebują mądrego planu. A planowanie szczegółów dotyczących zakupów to proces, w którym przede wszystkim należy zachować balans pomiędzy potrzebami w ujęciu asortymentowym, wartością ich zakupu oraz oczekiwanymi terminami dostaw.
Warto pamiętać, że zakupy są elementem szerszej strategii firmy, dlatego tak ważny jest proces ich planowania. Dzięki obserwowaniu procesu zakupowego w dłuższej perspektywie, możemy wprowadzać zmiany, szczególnie w tych planach, które dotyczą asortymentu zamawianego cyklicznie. Planowanie zakupów służy temu, by proces zamawiania towarów i usług  przebiegał sprawnie i efektywnie kosztowo.
Strategiczne spojrzenie na planowanie wydaje się być we współczesnym świecie jak najbardziej wskazanym kierunkiem. Stwarza ono podwaliny do sprawnego organizacyjnego i ekonomicznego  zarządzania całym przedsiębiorstwem. Co to oznacza w życiu ?  Otóż to, że osoby odpowiedzialne za dział zakupów/dział zamówień publicznych  podejmują szereg sprawnych działań rozłożonych w czasie, ukierunkowanych na dostarczenie materiałów czy usług  gdy są one niezbędne a dodatkowo  w dobrej proporcji jakości do ceny.

Jedną z najbardziej widocznych i pożądanych korzyści strategicznego planowania zakupów jest niewątpliwie obniżenie ich kosztów z zachowaniem właściwej jakości produktów czy usług. Przy nadmiernej i nieprzemyślanej oszczędności z jaką często mamy do czynienia przy zakupach bez planowania, uzyskujemy efekt odwrotny w postaci dużo gorszej jakości produktów lub usług co w konsekwencji prowadzi tak naprawdę do wzrostu kosztów w dłuższej perspektywie czasowej oraz niezadowolenia klienta wewnętrznego. 
Planowanie zakupów aby przyniosło realne oczekiwania musi się opierać na właściwej identyfikacji klientów wewnętrznych, którzy składają zapotrzebowanie na   usługi bądź towary. Nie oznacza to oczywiście pełnej dowolności, gdyż kolejnym etapem jest wstępna weryfikacja merytoryczna i finansowa  zapotrzebowania w odniesieniu do planów budżetowych oraz aktualnej kondycji finansowej firmy. Nie bez znaczenia jest też aspekt właściwego zgrania dostaw, gdyż magazynowanie towarów pociąga za sobą często dość duże koszty nie tylko w prostym ujęciu ale także utratę wartości towaru wraz z upływem czasu kiedy z niego nie korzystamy.

Zazwyczaj organizacja, która planuje wdrożenie planowania zakupów boryka się ze znacznie rozproszonym systemem zbierania zapotrzebowań, niejednolitym systemem akceptacji i różnorodnym podejściem do koszów w ujęciu wpływu na jakość.
Wdrażając planowanie zakupów należy maksymalnie ujednolicić proces poprzez stworzenie jednego miejsca  (mówimy tu o elektronicznym systemie do planowania zakupów)  gdzie klienci wewnętrzni na ujednoliconym formularzu będą składali swoje zapotrzebowania. Takie podejście pozwala na znaczne uporządkowanie i ujednolicenie procesu a także jest doskonałym źródłem informacji dla osób, których kluczowym zadaniem jest dostarczenie na czas, w dobrej cenie i jakości towarów i usług. Zbieranie informacji z wyprzedzeniem dostarcza także optymalnych warunków do weryfikacji zarówno merytorycznej jak i finansowej, odniesienia do budżetu, negocjacji wewnętrznych dotyczących ilości oraz rozłożenia w czasie przeprowadzenia postępowań strategicznych.
Właściwy system do planowania zakupów  to nie tylko zwiększona efektywność, ale również większa wygoda pracy i zarządzania a także możliwość korzystania z dużych baz danych oraz raportowania.

• Korzyści systemu do planowania zakupów:
• wdrożenie strategii zakupowej
• obniżenie kosztów
• optymalne zarządzanie towarami i zakupami
• wykluczenie nieefektywnego, czasochłonnego manualnego zarządzania
• zwiększenie reakcji na zapotrzebowanie
• możliwość korzystania z dużych zbiorów danych w jednym zintegrowanym miejscu
• narzędzia do raportowania, analizowania i prognozowania
• trafne decyzje w oparciu o precyzyjne dane

Portal e Usług SmartPZP jest narzędziem nie tylko do przeprowadzania postępowań publicznych ale także adresuje wszystkie potrzeby związane z Planowaniem Zakupów.
Wszystkich zainteresowanych zapraszamy na bezpłatne testowanie w/w funkcjonalności.