COVID-19 w zamówieniach publicznych – plan działania dla Zamawiających​.

Zachęcamy do przeczytania wnikliwej analizy wpływu pandemii na Zamówienia Publiczne, a także rekomendacji jak działać w tych trudnych czasach w oparciu o komunikaty płynące z Urzędu Zamówień Publicznych. Autorem jest Pani Małgorzata Niemiec - wieloletnia audytor, konsultantka i trener, specjalizująca się w zamówieniach publicznych.

Pandemia koronawirusa już wpływa na Zamawiających i Wykonawców realizujących inwestycje i pozostałe umowy zawarte w reżimie prawa zamówień publicznych. Każdy Zamawiający, podobnie jak i Wykonawca, ma jednak inną sytuację, inne problemy, zatem zmuszony jest zmierzyć się z nowymi realiami swoimi sposobami.

Wszyscy rozumieją, że system udzielania zamówień publicznych nie może być blokowany, bo to oznacza, że nie będą realizowane zadania publiczne. Z pewnością jeszcze nigdy w całej historii zamówieniowej, nie był to tak ważny i zarazem trudny czas. Czeka nas rozstrzyganie bardzo trudnych problemów zarówno po stronie Zamawiających, jak i Wykonawców. Najważniejszy jest jednak plan. Chociaż w kontekście tak dynamicznej i zupełnie nieprzewidywalnej sytuacji wydaje się on być pomysłem abstrakcyjnym, to jednak moim zdaniem wszyscy musimy go mieć. Oczywiście będzie on zapewne wielokrotnie, może codziennie, może co parę godzin korygowany. Zatem monitorujący plan działań w obszarze zamówień publicznych z listą codziennych spraw do załatwienia przez poszczególne osoby odpowiedzialne za ten system w jednostce Zamawiającego – jest teraz koniecznością.

Podstawą tego planu będzie analiza ryzyka w kontekście naszych indywidualnych potrzeb. Wszyscy zadajemy sobie pytania: co mamy? co musimy mieć już? co zrobimy dzisiaj? co jutro? co w zakresie realizowanych już zamówień? Równolegle tworzymy program reorganizacji systemu udzielania zamówień. Z pewnością będą konieczne kolejne zmiany na szczeblu ustawowym i kolejne rekomendacje UZP, które zalecam pilnie śledzić. Dla swoich klientów przygotowuję pakiet wskazówek, które są konkretyzowane w kontekście ich indywidualnych potrzeb. Natomiast wszystkim zalecam kompleksową analizę ryzyka, która zapewne będzie codziennie ewaluować, żeby zminimalizować skutki tej wieloaspektowej zarazy. Mam nadzieję, że nie zostanie z nią na polu boju jeden dyżurujący specjalista do spraw zamówień publicznych.

Podstawą takiej analizy będzie odpowiedź na poniższe pytania:
  1. Które pozycje z planu zamówień publicznych muszą być bezwzględnie realizowane  i jak wyglądają w ich przypadku terminy krytyczne?
  2. Czy po ponownie oszacowanej analizie potrzeb – w związku z aktualizacją wartości szacunkowej – nie zmienia się reżim realizacji przyjętej pierwotnie procedury?
Przykładowo zamiast krajowej – unijna lub odwrotnie, dodam, że postępowania objęte dyrektywą bezpieczniej jest prowadzić teraz ze względu na obligatoryjną elektronizację.      W zakresie procedury krajowej oczekuję na szybkie kroki ustawodawcy dotyczące elektronizacji, przynajmniej na zasadach jak przyjętych w nowej ustawie Pzp.
  1. Które postępowania mogą być przesunięte w czasie, o ile i z jakim ryzykiem?
Należy koniecznie stworzyć ranking priorytetowych zamówień.
  1. Czy są szanse w tym stanie faktycznym i prawnym skorzystać z procedur negocjacyjnych (oczywiście negocjacje on-line)
Należy ponownie przeanalizować przesłanki wyboru innych trybów i skorzystać z procedur negocjacyjnych, jeżeli możliwe jest ich zastosowanie. Prawda jest taka, że większość Zamawiających ze względu na prymat procedur otwartych (art.10 aktualnej Pzp.), rekomendacje kontroli – zatem dla tzw. świętego spokoju – stosuje przetarg nieograniczony. Dodam, że w nowej ustawie ustawodawca zrezygnował z tej zasady, chcąc zachęcić Zamawiających do korzystania z potencjału wiedzy i doświadczenia Wykonawców także w trakcie trybów negocjacyjnych. Wydaje się, że tym bardziej w tak ekstremalnie trudnych warunkach, tego rodzaju rozwiązanie –  powinno być teraz brane pod uwagę. Każdy dobry pomysł, który padnie w trakcie negocjacji jest pożądany lub może bezcenny, ponadto procedury negocjacyjne mogą być krótsze. Organizacyjnie łatwiej jest, także z Wykonawcą, ustalić wszystkie kwestie bezpieczniejszej realizacji samej procedury i przede wszystkim umowy.
  1. Czy termin realizacji zamówienia określony w planie zadań – po dokonaniu jego aktualizacji określony jest prawidłowo?
Sytuacja zmienia się dynamicznie, nie zawsze opóźnienie wszczęcia procedury będzie celowe i konieczne.
  1. Czy prognozowane terminy zakończenia procedur na poszczególne zamówienia określono z uwzględnieniem nowego ryzyka COVID-19?
Czy ryzyka określono szczegółowo a nie blankietowo tj. ewentualne odwołania, zmiany treści siwz, pytania wykonawców i związane z tym przesunięcia terminy składania ofert.
  1. Czy określono zasady współdziałania pracowników ds. zamówień publicznych z pozostałymi pracownikami i kierownictwem jednostki w nowych warunkach?
Dobra komunikacja, zapewniony dostęp do zarządzających – tylko wtedy system udzielania zamówień może być sprawny. Podkreślam tę konieczność, bo także w normalnych warunkach komunikacja pomiędzy działami zamówień publicznych, a pozostałymi osobami w jednostce, w tym zarządzającymi, nierzadko bywa trudna.
  1. Czy wyznaczono rezerwy kadrowe w przypadku ewentualnej absencji związanej z zakażeniem pracowników COVID-19 lub ich kwarantanną?
Niestety nadal w wielu jednostkach mamy jednoosobowe stanowiska ds. zamówień publicznych. Stawiam wtedy jako audytor w takiej sytuacji tzw. czerwoną flagę, teraz w okresie epidemii nie wiem co postawić…, może po prostu kropkę, bo tu się kończy sens zamówień publicznych.
  1. Czy odnotowuje się uwagi w trakcie realizacji umowy?
Szczególnie będzie to istotne w kontekście art. 15 r rządowego projektu ustawy o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw. Przepis ten ma wprowadzić mechanizmy, będące odpowiedzią na bolączki związane z realizacją umów w sprawie zamówień publicznych. Należy się spodziewać, że ustawa szybko wejdzie w życie i musimy już w kontekście tego przepisu odrabiać lekcje, zarówno po stronie Zamawiającego jak i Wykonawcy.
  1. Czy odnotowuje się uwagi w trakcie korekty planu zamówień publicznych?
Zamówienia nieplanowane, korekty informacji, zmiany planu, problemy z realizacją, odstępstwa, informacje do wykorzystania, inne istotne z punktu widzenia procesu planistycznego w tak trudnej sytuacji.
    11. Czy wykonano analizę sytuacji w systemie udzielania zamówień publicznych w kontekście nowo wprowadzonych przepisów, które mają przeciwdziałać pandemii oraz rekomendacji UZP ?
W związku z tym pytaniem – poniżej wykaz ważnych na dzisiaj przepisów i rekomendacji UZP;
Póki co, postępowanie o zamówienie publiczne nie zostało wskazane w powyższym projekcie ustawy, w związku z czym zawieszenie jego biegu przez zamawiającego nie jest obowiązkowe.

Na koniec moja rada – w panice nie podejmujmy irracjonalnych kroków, koncentrując się tylko na gaszeniu pożarów i tam, gdzie jest to oczywiście możliwe, wprowadzajmy racjonalne rozwiązania. Wszyscy spodziewamy się kryzysu, w którym trzeba będzie zacisnąć pasa w każdym aspekcie naszego życia.

Rekomenduję – burza mózgów codziennie – oczywiście on-line, wnikliwa analiza bieżącej sytuacji i informacji, wspomniana analiza ryzyka – a potem korygowany codziennie monitorujący plan działania. Czeka nas właśnie tego rodzaju praca codziennie, bo przecież wszyscy już teraz wiemy, że ten trudny czas nie będzie trwał kilkanaście dni, lecz prawdopodobnie wiele miesięcy – a zamówienia publiczne muszą być realizowane.

Małgorzata Niemiec

Audytor, konsultant, trener specjalizujący się w zamówieniach publicznych.

Pozostałe aktualności:

Oferta wakacyjna SmartPZP

Jeszcze tylko do końca sierpnia mamy dla Państwa doskonałą ofertę na dostęp do platformy SmartPZP!

NIK kontroluje elektronizację zamówień publicznych

Najwyższa Izba Kontroli opublikowała raport „Informatyzacja procesu zamówień publicznych”, z którego wynika, że miniPortal – udostępniane przez Urząd Zamówień Publicznych darmowe narzędzie do komunikacji elektronicznej