Elektronizacja Zamówień publicznych

Jakie funkcjonalności i narzędzia muszą zapewnić zamawiający, aby odpowiednio po 18 kwietnia i 18 października 2018 r. realizować zamówienia w formie elektronicznej?

Unia Europejska zadecydowała o ujednoliceniu rynku zamówień publicznych i ułatwieniu składania ofert w innych krajach członkowskich, stąd decyzja obejmująca wszystkie te kraje o zastosowaniu rozwiązań komunikacji elektronicznej w obszarze zamówień publicznych. W myśl zapisów dyrektyw (dyrektywy 2014/24/UE i 2014/25/UE) elektronizacja pojawiła się w pzp i choć wygląda niepozornie (mieści się w rozdziale 2a „Komunikacja zamawiającego z wykonawcami” działu I pzp), to jest to – w ocenie autorki – największa rewolucja w zamówieniach publicznych od 2004 r., kiedy ustawa ta została uchwalona. Elektronizacja nastąpi w dwóch etapach w 2018 r.:

1) od 18 kwietnia konieczne będzie przesyłanie elektronicznych oświadczeń, w tym jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia podpisanego elektronicznym podpisem z kwalifikowanym certyfikatem, pojawi się także możliwość prowadzenia postępowania przy równoległym użyciu dwóch form komunikacji: elektronicznej i papierowej (w postępowaniach wszczętych i niezakończonych przed 18 kwietnia 2018 r. oświadczenia, w tym JEDZ, składa się w formie pisemnej albo w postaci elektronicznej, natomiast w postępowaniach wszczętych od 18 kwietnia 2018 r. oświadczenia, w tym JEDZ, sporządza się pod rygorem nieważności w postaci elektronicznej i opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym);

2) od 18 października konieczna będzie pełna elektroniczna komunikacja.

Rozporządzenie

W lipcu 2017 r. weszło w życie rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie użycia środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz udostępniania i przechowywania dokumentów elektronicznych (dalej: rozporządzenie). Określa ono dwa poziomy zabezpieczeń dotyczących poszczególnych dokumentów przesyłanych między zamawiającym a wykonawcą (wyższy poziom odnosi się do ofert, wniosków oraz oświadczeń, w tym JEDZ, a niższy – do pozostałej komunikacji) oraz sposób zabezpieczeń w zakresie przechowywania dokumentacji postępowania (archiwum elektroniczne).

Rozporządzenie ma charakter ramowy – wskazuje obowiązki zamawiającego w obszarze informacyjnym w stosunku do wykonawców i wymagania dotyczące narzędzia zapewniającego elektroniczną komunikację, a także zawiera liczne odesłania do innych aktów prawnych, które regulują domenę publiczną w obszarze elektronicznego obrotu dokumentami i oświadczeniami.

Obowiązek informacyjny

Zgodnie z art. 36 ust. 1 pkt 7 pzp zamawiający ma obowiązek wskazania w siwz informacji o sposobie porozumiewania się zamawiającego z wykonawcami oraz osób uprawnionych do porozumiewania się z wykonawcami. Zapis ten został doprecyzowany w § 2 ust. 1 rozporządzenia, gdzie nakazano zamawiającemu wskazanie – w ogłoszeniu lub w siwz albo w innym dokumencie rozpoczynającym postępowanie o udzielenie zamówienia – środków komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie się komunikował z wykonawcami w postępowaniu o udzielenie zamówienia, wraz z wymaganiami technicznymi i organizacyjnymi wysyłania i odbierania dokumentów elektronicznych i informacji przekazywanych przy ich użyciu. Z uwagi na skomplikowany, a jednocześnie powtarzalny charakter tych informacji wydaje się celowe opracowanie jednego dla wszystkich postępowań regulaminu (lub instrukcji), który regulowałby powyższe kwestie, do czego wprost zachęca § 2 ust. 2 rozporządzenia.

Wymagania techniczne

Paragraf 3 ust. 1 rozporządzenia, który stanowi rozwinięcie art. 10a pzp, wskazuje, że przekazanie ofert, wniosków, oświadczeń, w tym JEDZ, następuje za pomocą środków komunikacji elektronicznej, a także definiuje obligatoryjne wymagania dla narzędzia, które to umożliwia. Warto jednak zacząć od wyjaśnienia, czym są środki komunikacji elektronicznej. Zgodnie z art. 2 pkt 17 pzp środki komunikacji elektronicznej w rozumieniu ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną są to rozwiązania techniczne, w tym urządzenia teleinformatyczne i współpracujące z nimi narzędzia programowe, umożliwiające indywidualne porozumiewanie się na odległość przy wykorzystaniu transmisji danych między systemami teleinformatycznymi, w szczególności poczta elektroniczna i faks. Oczywiste jest, że elektronizacja zamówień publicznych nie będzie obejmowała komunikacji za pomocą faksu, dlatego należy się skupić na wymogach dotyczących systemów informatycznych, które umożliwiają prowadzenie postępowań z zachowaniem pełnej formy elektronicznej, oraz na wymogach pzp, rozporządzenia i aktów prawnych, do których to rozporządzenie nawiązuje.

Brak ograniczenia dostępu do zamówienia

W myśl art. 10b pzp zamawiający zapewnia, aby narzędzia i urządzenia wykorzystywane do komunikacji z wykonawcami przy użyciu środków komunikacji elektronicznej oraz ich właściwości techniczne były niedyskryminujące, ogólnie dostępne oraz interoperacyjne z produktami służącymi elektronicznemu przechowywaniu, przetwarzaniu i przesyłaniu danych będącymi w powszechnym użyciu oraz nie mogły ograniczać wykonawcom dostępu do postępowania o zamówienie publiczne.

Przepisy dla świadczenia usług drogą elektroniczną

W zakresie świadczenia usług drogą elektroniczną rozporządzenie odsyła do przepisów ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (tekst jedn. DzU z 2017 r., poz. 1219) oraz do ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (tekst jedn. DzU z 2017 r., poz. 570).

[…]

Anna Serpina-Forkasiewicz
prawnik, doradca; od 16 lat specjalizuje się w prawie zamówień publicznych, własności intelektualnej i prawie nowych technologii; doradza w zakresie elektronizacji zamówień publicznych i e-commerce; jest współautorem Platformy e-Usług SmartPZP 

Źródło: http://www.przetargipubliczne.pl/archiwum/art,7894,elektronizacja-zamowien.html

Zachęcamy do zapoznania się z pełnym artykułem w papierowym wydaniu miesięcznika Przetargi Publiczne.

Pozostałe aktualności:

Aktualne progi unijne i kurs euro

Urząd Zamówień Publicznych informuje o dwóch obwieszczeniach podpisanych przez Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych w sprawie aktualnych progów unijnych oraz kursu złotego w stosunku do euro.

Format pliku ma znaczenie

Mimo że już od dwóch lat przetargi powyżej progów unijnych obsługiwane są w sposób elektroniczny, do dzisiaj czasami pojawiają się niejasności co do kwestii formalnych związanych między innymi ze składaniem ofert. Jedną z takich niejasności bywa kwestia formatu pliku zawierającego ofertę wraz z niezbędnymi dokumentami.

„Elektronizacja zamówień publicznych w praktyce” – premiera książki

15 października miała miejsce premiera książki „Elektronizacja zamowień publicznych w praktyce” autorstwa Prezes Portalu PZP Anny Serpiny-Forkasiewicz, szefa Praktyki Prawa Zamówień Publicznych w jednej z wiodących polskich kancelarii prawnych Jacka Liputa oraz specjalisty w zakresie podpisu elektronicznego i bezpieczeństwa informacji Michała Tabora.

Profesjonalizacja kadr w zamówieniach publicznych – wyniki ankiety UZP

Profesjonalizacja kadr w zamówieniach publicznych to kwestia, która bardzo często podkreślana jest przez Urząd Zamówień Publicznych jako jedno z kluczowych wyzwań na najbliższe lata. Aby poznać opinię interesariuszy rynku zamówień publicznych na ten temat, na początku 2020 roku urząd postanowił przeprowadzić ankietę.

Start Platformy e-Zamówienia opóźniony

Jak poinformował podczas wystąpienia na kongresie zamówień publicznych prezes Urzędu Zamówień Publicznych Hubert Nowak – prace nad projektem podzielone zostały na sześć etapów, z czego do dzisiaj został zrealizowany pierwszy, a drugi i trzeci są w fazie realizacji.