Polityka prywatności Portal PZP Sp. z o.o.

 
Data ostatniej modyfikacji: 31.07.2018 r
 

 1. Informacje wstępne

Szanując prawo do prywatności osób, które powierzyły Portal PZP sp. z o.o. (dalej „Portal”) swoje dane osobowe, pragniemy zadeklarować, iż pozyskane dane przetwarzamy zgodnie z krajowymi i europejskimi przepisami prawa oraz w warunkach zapewaniających ich bezpieczeństwo. Chcąc zapewnić transparentność realizowanych przez siebie procesów przetwarzania przedstawiamy obowiązujące w Portal zasady ochrony danych osobowych, ustanowione na gruncie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej „RODO”)

2. Administrator danych

Administratorem, czyli podmiotem decydującym o celach i środkach przetwarzania danych osobowych jest Portal z siedzibą przy ul. H. Sienkiewicza 64, 39-400 Tarnobrzeg. W sprawach związanych z przetwarzaniem Państwa danych osobowych mogą Państwo skontaktować się z nami również mailowo pod adresem: iod@portalpzp.pl

3. Pozyskanie danych i cel ich przetwarzania

Portal to firma oferująca kompleksowe rozwiązania w zakresie elektronizacji zamówień publicznych, wsparcia prawnego, szkoleń z zakresu Prawa Zamówień Publicznych. Realizując swoje funkcje biznesowe przetwarzamy dane osobowe w następujących celach:

 

Cel przetwarzania Podstawa prawna oraz okres przechowywania danychPrawnie uzasadniony cel, jeśli występuje
Zawarcie i wykonanie umowy z klientem lub kontrahentem.art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f RODOPrzez czas trwania umowy, a po zakończeniu jej obowiązywania do czasu upływu terminów roszczeń z niej wynikających, co do zasady 3 lata, maksymalnie 6 lat.Portal PZP w związku z działaniami podjętymi w celu zawarcia umowy lub jej realizacji kontaktuje się w uzasadnionym celu z pracownikami/ współpracownikami klientów i kontrahentów
Archiwizowanie dokumentów przetargowychArt. 6 ust. 1 lit. c RODOPrzez okresy wskazane przepisami prawa, a jeżeli co do określonych dokumentów nie są one wskazane, przez czas kiedy ich przechowywanie mieści w ramach prawnie uzasadnionego celu administratora regulowanego czasem możliwego dochodzenia roszczeń. 
Prowadzenie rekrutacjiArt. 6 ust. 1 lit. a, lit. c i lit. f RODODo 6 miesięcy od zakończenia procesu rekrutacji, a w przypadku wyrażonej zgody na dalsze procesy rekrutacyjne nie dłużej niż rok.Administrator bez dodatkowej zgody osoby, której dane dotyczą może przechowywać dane kandydatów do pracy, którzy nie zostali zatrudnieni jeszcze do 6 miesięcy po zakończeniu procesu rekrutacji jako uzasadniony cel administratora z uwagi, iż zatrudniony pracownik/współpracownik może nie sprawdzić się na stanowisku pracy lub może zrezygnować.
Zarządzanie zasobami ludzkimi – pracownikami i współpracownikamirt. 6 ust. 1 lit. a, lit. b, lit. c oraz lit. f RODOArt. 9 ust. 2 lit. b RODOZgodnie z obowiązującymi przepisami zobowiązującymi do archiwizowania dokumentów z zakresu prawa pracy, tj. akta osobowe przez lat 50, w niektórych przypadkach przez lat 10. 10-letni okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika, będzie stosowany dla wszystkich pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. W przypadku pracowników zatrudnionych w okresie po dniu 31 grudnia 1998 r. a przed dniem 1 stycznia 2019 r. dokumentacja związana ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracownika będą przechowywane przez okres 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, chyba że pracodawca złoży oświadczenie o zamiarze przekazania za wszystkich zatrudnionych w tym okresie pracowników i zleceniobiorców raportów informacyjnych, a także raporty te faktycznie złoży. Jeśli okres przechowywania wybranych dokumentów będzie krótszy administrator będzie przestrzegał tego krótszego terminu. W przypadku umów cywilnoprawnych umowy te będą przechowywane do czasu upływu terminów przedawnienia wynikających z nich roszczeń.Wizerunek administrator wykorzystuje jedynie na podstawie zgody pracownika/ współpracownika
Rozpatrywanie skarg i reklamacjiart. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f RODOPrzez 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji.Administrator w związku z rozpatrywaniem reklamacji kontaktuje się w uzasadnionym celu z pracownikami/ współpracownikami klientów.
Dochodzenie roszczeń lub obrona przed roszczeniami prawnymiart. 6 ust. 1 lit. lit. f RODOPrzez czas trwania postępowań w zakresie dochodzonych roszczeń, tj. do czasu ich prawomocnego zakończenia, a w przypadku postępowań egzekucyjnych do czasu ostatecznego zaspokojenia dochodzonych roszczeń.Administrator w związku z dochodzeniem roszczeń lub obrony przed roszczeniami prawnymi w uzasadnionym celu może przetwarzać dane pracowników/ współpracowników klientów lub kontrahentów.
Prowadzenie działań marketingowych bez wykorzystania środków komunikacji elektronicznejArt. 6 ust. 1 lit. f RODODo czasu wniesienia sprzeciwu, tj. okazania nam w dowolny sposób, że nie chcą Państwo pozostawać z nami w kontakcie i otrzymywać informacji o podejmowanych przez nas działaniach.Prowadzenie działań marketingowych promujących prowadzoną działalność.
Prowadzenie działań marketingowych z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznejArt. 6 ust. 1 lit. a RODODziałania te ze względu na inne obowiązujące przepisy, w szczególności ustawę prawo telekomunikacyjne i ustawę o świadczeniu usług drogą elektroniczną, prowadzone są na podstawie posiadanych zgód. Do czasu lub wycofania zgody, tj. okazania nam w dowolny sposób, że nie chcecie pozostawać z nami w kontakcie i otrzymywać informacji o podejmowanych przez nas działaniach, a po jej odwołaniu na potrzeby wykazywania prawidłowości spełnienia obowiązków prawnych spoczywających na ODO 24 i związanych z nimi roszczeniami (do 6 lat od odwołania zgody).Prowadzenie działań marketingowych promujących prowadzoną działalność z wykorzystaniem adresów e-mail i numerów telefonów

Jeżeli terminy właściwe dla dochodzenia ewentualnych roszczeń są krótsze, niż okresy przechowywania dokumentów rozliczeniowych dla celów podatkowych, dokumenty te będziemy przechowywać przez czas niezbędny dla celów podatkowo-rozliczeniowych, a więc przez 5 lat od czasu zakończenia roku w którym zaktualizował się obowiązek podatkowy.

4. Jak zbieramy dane na platformie SmartPZP?

  1. Portal zbiera informacje dotyczące osób fizycznych prowadzących we własnym imieniu działalność gospodarczą lub zawodową (zwani dalej Przedsiębiorcami), a także dane osób fizycznych dokonujących czynności prawnej niezwiązanej bezpośrednio z ich działalnością.

  2. Dane osobowe Użytkowników są zbierane w przypadku rejestracji Użytkownika na Platformie poprzez założenie Konta Użytkownika.

  3. W przypadku rejestracji Konta na https://portal.smartpzp.pl/, Użytkownik ustala samodzielnie hasło dostępu do Konta oraz obowiązkowo podaje następujące dane:

  • Imię i nazwisko;

  • Adres e-mail;

  • NIP, Numer Pesel bądź inny numer identyfikujący

  • Nazwa firmy;

  1. Powyższe dane mogą być zmieniane samodzielnie przez Użytkownika po zalogowaniu się do Konta Użytkownika;

Pozostałe dane Użytkownik podaje dobrowolnie.

5. Odbiorcy danych

  1. Do danych osobowych zbieranych przez Portal mają bezpośredni dostęp jedynie uprawnieni pracownicy Portal PZP Sp. z o.o.

  2. Państwa dane mogą być także udostępniane podmiotom uprawnionym do ich otrzymania na mocy obowiązujących przepisów prawa, w szczególności właściwym organom wymiaru sprawiedliwości.

  3. Portal zapewnia Użytkownikom, którzy posiadają konto, nieprzerwany dostęp do swoich danych i możliwość ich modyfikacji w każdej chwili. W celu dokonania modyfikacji należy zalogować się do Konta na https://portal.smartpzp.pl/. Użytkownik ma możliwość zaprzestania wyświetlania danych osobowych ze zbioru danych w przypadku wypowiedzenia umowy o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Dane te jednak będę widoczne dla Zamawiających, w których Użytkownik składał oferty celem utrzymywania archiwum dokumentacji z negocjacji przez okres minimum 5 lat. Portal może odmówić usunięcia danych Użytkownika, jeśli ten naruszył obowiązujący na https://portal.smartpzp.pl/ Regulamin, a zachowanie danych jest niezbędne do wyjaśnienia tych okoliczności i ustalenia odpowiedzialności a w szczególności dochodzenia roszczeń od danego Użytkownika.

 6. Uprawnienia w zakresie przetwarzanych danych i dobrowolność podania danych

Każdej osobie, której dane są przetwarzane przez Portal przysługuje prawo do:

  • dostępu do swoich danych osobowych,
  • sprostowania swoich danych osobowych,
  • usunięcia swoich danych osobowych,
  • ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych,
  • wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania swoich danych osobowych,
  • przenoszenia swoich danych osobowych.

Więcej informacji o prawach osób, których dane dotyczą dostępne są w art. 12-23 RODO, którego tekst można znaleźć pod adresem:

https://eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/TXT/?uri=CELEX%3A32016R0679

Nadto, osobie, której dane są przetwarzane przez Portal przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, więcej informacji pod adresem:

https://uodo.gov.pl/pl/p/skargi

7. Czy musisz podawać Portal PZP swoje dane osobowe?

Podanie danych jest niezbędne do zawarcia umów, korzystania z platformy SmartPZP. Oznacza to, że chcąc skorzystać z usług oferowanych przez Portal PZP (m.in. szkoleń, zakupu platformy SmartPZP, złożenia oferty w postępowaniu prowadzonym przez Klientów Portal) lub zostać jego pracownikiem/współpracownikiem musisz podać swoje dane osobowe.

W celu przetwarzania przez Portal danych w celach marketingowych podanie danych jest dobrowolne.

8. Przekazywanie danych do państw trzecich

Pana/Pani dane nie będą przekazywane do Państw trzecich.

9. Przetwarzanie danych osobowych w sposób zautomatyzowany

Dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany (w tym w formie profilowania) w ten sposób, że w wyniku takiego zautomatyzowanego przetwarzania mogłyby zapadać jakiekolwiek decyzje, miałyby być powodowane inne skutki prawne lub w inny sposób miałoby to istotnie wpływać na naszych klientów, kontrahentów oraz ich pracowników/współpracowników.

10. Zmiany Polityki Prywatności

Portal PZP Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w Polityce Prywatności.

unia europejska

Unia Europejska