Zgodnie z art. 61 ust. 1 ustawy z 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2019 r. poz. 2019 ze zm.) komunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia i w konkursie odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. O tym, kiedy ofertę opatruje się podpisem elektronicznym, mówi art. 63. ustawy Pzp. Zgodnie z nim rozróżniamy dwa warianty, w zależności od wartości:

  • w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub konkursie o wartości równej lub przekraczającej progi unijne ofertę składa się w formie elektronicznej (opatruje się ją kwalifikowanym podpisem elektronicznym),
  • w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub konkursie o wartości mniejszej niż progi unijne ofertę składa się w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.

Procedura przesyłania ofert zawierających podpis elektroniczny jest następująca:

  • w przypadku, gdy system komunikacji zakłada obowiązek szyfrowania, wykonawca przekazuje zamawiającemu zaszyfrowany plik zawierający ofertę opatrzoną właściwym podpisem lub plik oferty wraz z plikiem podpisu (w przypadku podpisu zewnętrznego);
  • dopuszcza się, by wykonawca przekazał zamawiającemu swoją ofertę w skompresowanym archiwum dokumentów elektronicznych (najczęściej w formacie ZIP) wraz z dołączonym właściwym podpisem jako plik podpisu do paczki dokumentów elektronicznych.

Podpisy elektroniczne składa się przed zaszyfrowaniem dokumentów.

Co w przypadku miniPortalu/ePUAP?

W przypadku, gdy komunikacja między zamawiającym a wykonawcą odbywa się za pośrednictwem miniPortal/ePUAP, przekazanie oferty następuje za pośrednictwem formularza przeznaczonego do złożenia, zmiany, wycofania oferty. Formularz ten można podpisać za pośrednictwem odpowiednich funkcji systemu ePUAP, jednak trzeba tutaj wykazać się uważnością, bowiem podpis ten składany jest wyłącznie na formularzu. Oznacza to, że podpis złożony jedynie na wspomnianym dokumencie nie może wywierać skutków w odniesieniu do złożonej za jego pośrednictwem oferty wykonawcy, bowiem – jak wiadomo – właściwym podpisem musi być opatrzona oferta.

Źródło: UZP