O SMARTPZP

PORTAL

Portal e-Usług SmartPZP zapewnia kompleksową obsługę procesu zamówieniowego i archiwum elektroniczne.

MODUŁY

Kluczowe moduły SmartPZP.

FAQ

Najczęściej zadawane pytania.

Portal e-Usług SmartPZP zapewnia kompleksową obsługę procesu zamówieniowego i archiwum elektroniczne.

Portal e-Usług SmartPZP jest środkiem komunikacji elektronicznej w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych. Portal stworzyliśmy z myślą o Zamawiających zobowiązanych do wdrożenia elektronicznej platformy zamówień publicznych. W rozwoju portalu korzystaliśmy z wiedzy ponad setki Zamawiających, którzy podczas spotkań zgłaszali nam swoje pomysły, potrzeby i krytyczne uwagi.
Naszym priorytetem jest bezpieczeństwo danych zapewnione przez redundantną infrastrukturę, zlokalizowaną na terenie Polski. Regularnie przeprowadzamy testy penetracyjne, aby oprogramowanie było przygotowane pod kątem ataków hackerskich i złośliwego oprogramowania. Oferty i wnioski są szyfrowane przy użyciu zaawansowanych kluczy RSA, pochodzących z Zaufanej Strony Trzeciej wykazanej na stronie Narodowego Centrum Certyfikacji (NCCert). Czas w portalu jest z dużą częstotliwością synchronizowany z serwerem czasu Głównego Urzędu Miar, który wskazuje czas urzędowy obowiązujący w Polsce.

Portal e-Usług SmartPZP zostanie zintegrowany z repozytorium danych E-Zamówienia przygotowywanym przez Ministra Cyfryzacji.

Zaufali nam liczni Zamawiający:

  • Sąd Apelacyjny w Krakowie w imieniu wszystkich sądów rejonowych, okręgowych i prokuratur
  • Ministerstwa Sprawiedliwości
  • KRUS Centrala wraz z 16 Oddziałami
  • Centralne Biuro Antykorupcyjne
  • Przedsiębiorstwo Państwowe „Porty Lotnicze” w Warszawie
  • Urząd Marszałkowski Województwa Zachodniopomorskiego
  • Miasto Szczecin
  • Miasto Zamość
  • Starostwo Powiatowe Kielce
  • Uniwersytet Jagielloński
  • Komenda Główna Straży Pożarnej
  • Komendy Wojewódzkie i Miejskie Straży Pożarnej

MODUŁY​

Kluczowe moduły SmartPZP

WNIOSKI ZAKUPOWE

proces zamówieniowy rozpoczynany jest wnioskami zakupowymi

PLANOWANIE ZAMÓWIEŃ

na bazie wniosków zakupowych tworzony jest plan zamówień

E-SENDER

za pośrednictwem portalu można publikować ogłoszenia na Simapie

E-FAKTURA

system zapewnia możliwość przyjmowania faktur ustrukturyzowanych (w formacie xml) od Wykonawców, generowania z nich PDF, a także generowania faktur ustrukturyzowanych przez Wykonawców

RODO

moduł wspiera proces zarządzania danymi osobowymi występującymi w profilach Zamawiających i Wykonawców a także w dokumentach załączonych do ofert i wniosków, automatycznie tworzy raporty dostępu do danych, umożliwia stworzenie peudonimizowanych dokumentów w celu zmniejszenia ryzyk wycieku danych osobowych

UMOWA

umożliwia zawarcie umowy i aneksów w formie elektronicznej z kwalifikowanym podpisem elektronicznym, zarządzanie osobami uprawnionymi do koordynowania realizacji umowy, repozytorium protokołów odbioru i faktur

UDOSTĘPNIANIE OFERT

system zapewnia możliwość udostępniania ofert, wniosków i innych załączników do protokołu postępowania na wniosek uczestników postępowania

PODPISY KWALIFIKOWANE

system wspiera proces podpisania dokumentów i oświadczeń przy użyciu kwalifikowanego podpisu
elektronicznego, a także zapewnia możliwość zweryfikowania przez Zamawiającego prawidłowości
podpisów złożonych przez Wykonawców

KOMISJA PRZETARGOWA

za pośrednictwem systemu można zarządzać składem komisji przetargowej

GENERATOR PISM

SmartPZP wspiera zamawiających w zakresie generowania wszystkich pism występujących w postępowaniach w tym protokołów postępowania

WNIOSKI O WSZCZĘCIE POSTĘPOWANIA

kolejny moduł wspiera proces, w którym zatwierdzane są wnioski o wszczęcie postępowania

POSTĘPOWANIE REGULAMINOWE

SmartPZP zapewnia wsparcie procesu elektronizacji w obszarze zamówień poniżej progu bagatelności

MODUŁ RFX

wspieramy proces zakupowy oparty o zapytanie RFX

POSTĘPOWANIE PZP

SmartPZP wspiera wszystkie tryby zamówień publicznych, w tym aukcję elektroniczną i licytację elektroniczną, zapewniamy możliwość prowadzenia dialogu technicznego, konkursu i usług społecznych

ARCHIWUM ELEKTRONICZNE

platforma zapewnia bezpieczne przechowywanie elektronicznej dokumentacji postępowania w sposób ustrukturyzowany

RAPORTOWANIE

zapewniamy szereg możliwości bieżącego raportowania

FAQ

Najczęściej zadawane pytania

Najważniejsze informacje o portalu e-Usług SmartPZP

Wystarczy pobrać Umowę o świadczenie usług drogą elektroniczną i podpisane dwa egzemplarze przesłać do PortalPZP Sp. z o.o. na adres ul. Bonifraterska 17 00-203 Warszawa lub zadzwonić na infolinię (22) 123 0 797, a doradca wesprze Państwa w procesie zawarcia umowy.

Okres wdrożenia jest zróżnicowany. W modelu SaaS (Software as a Service) gwarantujemy wdrożenie w kilka dni roboczych, natomiast w wersji „On-premese” okres ten jest ustalany indywidualnie.

Logotyp Zamawiającego oraz informacje do zamieszczenia na papierze firmowym w celu identyfikacji wizualnej wydruków z systemu SmartPZP, a także dane osoby (imię, nazwisko, e-mail, telefon), która będzie pełniła funkcję administratora.

Nie, Zamawiający może udostępnić SmartPZP dowolnej liczbie użytkowników wewnętrznych (Zamawiającego) i użytkowników zewnętrznych (Wykonawców).

Podstawowym okresem abonamentowym jest okres 1 roku, rozumianego jako 12 miesięcy od momentu zawarcia umowy. Inne okresy mogą wynikać z Regulaminu o świadczenie usług SmartPZP lub z bieżących promocji.

Podstawowym sposobem dystrybucji SmartPZP jest model SaaS, jednakże SmartPZP jest także dystrybuowany w trybie „On-premise” na indywidualnie ustalonych zasadach.

Tak, cały czas pracujemy nad rozwojem i udoskonaleniem SmartPZP w tym nad dostosowaniem platformy do zmieniających się przepisów prawa.

Tak, SmartPZP jest Portalem e-Usług zdefiniowanym w SIWZ Ministerstwa Cyfryzacji. Po uruchomieniu platformy e-Zamówienia, SmartPZP zostanie z nią zintegrowany. SmartPZP opiera szyfrowanie o klucze RSA czyli zaawansowaną metodę kryptograficzną wybraną przez Ministerstwo Cyfryzacji.

Nie, główną cechą platformy e-Zamówień jest zapewnienie Centralnego Repozytorium Danych dla Urzędu Zamówień Publicznych, a Portalu e-Usług  SmartPZP zapewnienie komunikacji między Zamawiającymi a Wykonawcami.

Tak, można automatycznie importować treść ogłoszenia o zamówieniu z Biuletynu Zamówień Publicznych do SmartPZP. W zakresie TED posiadamy certyfikat e-Sender który potwierdza pełną integrację z tym publikatorem.

SmartPZP przechodzi niezależne audyty bezpieczeństwa w tym audyt w odporności na ataki hakerskie i złośliwe oprogramowanie co najmniej raz na kwartał.

Dane są szyfrowane z wykorzystaniem asymetrycznego algorytmu szyfrowania RSA w oparciu o certyfikaty pochodzące z Zaufanej Strony Trzeciej, więc są niezależne od operatora portalu. Klucze prywatne są w posiadaniu zamawiającego administrator portalu nie ma do nich dostępu.

Tak, SmartPZP jest zgodny z normą WCAG 2.0 typ AA co oznacza pełne dostosowanie dla osób słabo widzących i niedowidzących zgodnie z wymogiem Krajowych Ram Interoperacyjności.

Podpis elektroniczny

SmartPZP zapewnia możliwość korzystania z podpisów elektronicznych z kwalifikowanym certyfikatem dostarczanych przez wszystkich dostawców wymienionych na liście Narodowego Centrum Certyfikacji (NCCert)

SmartPZP wymaga posiadania dwóch podpisów NIEKWALIFIKOWANYCH dla członków komisji oraz jednego podpisu KWALIFIKOWANEGO dla kierownika Zamawiającego. Jest to wymóg minimalny. Zamawiający może używać dowolnie większej liczby podpisów elektronicznych.

Tak, Wykonawca który zamierza założyć profil podmiotu który reprezentuje, a także złożyć ofertę, musi posiadać podpis elektroniczny z kwalifikowanym certyfikatem. SmartPZP jest kompatybilny ze wszystkimi podpisami elektronicznymi dostarczanymi przez dostawców wymienionych na liście Narodowego Centrum Certyfikacji.

Informacje istotne dla Wykonawców

Wykonawca musi założyć swój profil firmowy na platformie SmartPZP, a także login (e-mail) dla osoby, która jest uprawniona do reprezentacji Wykonawcy. Następnie po wybraniu postępowania, powinien przejść do zakładki Oferta i wypełnić wymagane pola oraz załączyć wymagane przez Zamawiającego załączniki a następnie podpisać ofertę elektronicznym podpisem z kwalifikowanym certyfikatem.

Wystarczy do oferty załączyć pełnomocnictwo podpisane podpisem elektronicznym z kwalifikowanym certyfikatem przez osoby uprawnione do reprezentacji danego Wykonawcę, które daje umocowanie do złożenia oferty jednej osobie, która ma założony profil przypisany do danego Wykonawcy na platformie SmartPZP.

Nie, bo ePUAP to podpis elektroniczny bez kwalifikowanego certyfikatu, a taki jest wymagany dla ważności podpisu zgodnie z art. 10a ust. 5 ustawy Pzp.

Firma X powinna się zwrócić do zamawiającego. Jeżeli profil zostanie udostępniony przed terminem składania ofert prawowitemu właścicielowi będzie można złożyć ofertę. Zamawiający może przesunąć termin składania ofert. Takie sytuacje będą marginalne, gdy założenie profilu podpisuje się podpisem z kwalifikowanym certyfikatem, ponieważ takie działania są penalizowane.

Jeżeli zamawiający przewiduje dwa miejsca wpisania ceny powinien w siwz wpisać która jest wiążąca.

Informacje o funkcjonalnościach

Jest to podstawowa zasada w SmartPZP, do postępowania przypisane są konkretne osoby z komisji.

Rozporządzenie PREZESA RADY MINISTRÓW z dnia 27 czerwca 2017 r. w sprawie użycia środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz udostępniania i przechowywania dokumentów elektronicznych par. 3 ust. 1 pkt 2) Przekazanie ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu oraz oświadczeń, w tym jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia, następuje za pomocą środków komunikacji elektronicznej, których użycie zapewnia
co najmniej ochronę przed dostępem do treści ofert oraz wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu przed upływem
wyznaczonych terminów ich otwarcia – nasza analiza bezpieczeństwa wykazała znaczne zwiększenie poziomu bezpieczeństwa w przypadku, kiedy otwarcia dokonuje się w składzie kolegialnym.

Wykonawcy otrzymają informację systemową oraz powiadomienie pocztą elektroniczną.

System nie umożliwia ingerencji polegającej na usunięciu opublikowanego dokumentu bez pozostawiania logów w systemie, podobnie jak w ogłoszeniach o zamówieniu, możliwa jest korekta poprzez zamieszczenie kolejnego prawidłowego dokumentu (sprostowanie).

W systemie jest przewidziane pole, w które wpisujemy wartość potrzebną do stworzenia rankingu. Po dokonanej zmianie wartości, trzeba wpisać w odpowiednie pole uzasadnienie dla takiej czynności.

Ponieważ zgodnie z ROZPORZĄDZENIEM MINISTRA ROZWOJU z dnia 26 lipca 2016 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego § 4.  Zamawiający udostępnia protokół lub załączniki do protokołu na wniosek. Przekazanie protokołu lub załączników następuje przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.